الهيكل الإداري
شركة أعيان للإجارة والاستثمار
أعيان شركة كويتية مساهمة مدرجة في سوق الكويت للأوراق المالية في قطاع الاستثمار، ويبلغ عدد العاملين في شركة أعيان للإجارة والاستثمار نحو 300 موظف موزعين على قطاعات وإدارات الشركة، بينما يتجاوز إجمالي عدد العاملين في الشركة الأم وشركاتها التابعة 2,000 موظف.
الهيكل الإداري
تتكون شركة أعيان للإجارة والاستثمار إدارياً من أربعة قطاعات رئيسية هي قطاع الإجارة والتمويل وقطاع العقار وقطاع الاستثمار وقطاع الخدمات المساندة، وينسجم توزيع هذه القطاعات والإدارات التابعة لها مع أنشطة أعيان الرئيسية ومجالات أعمالها وخدماتها ومنتجاتها، ويتكون مجلس إدارة الشركة من سبعة أعضاء يمثلون الملاّك الرئيسين ومؤسسي الشركة، وتخضع كافة تعاملات الشركة لهيئة الفتوى والرقابة الشرعية التي تعينها الجمعية العمومية، كما أن الجمعية العمومية تعين مدققين اثنين للحسابات، وللشركة لجنة تدقيق داخلي تتبع مجلس الإدارة.
قطاع الإجارة والتمويل
تتبع قطاع الإجارة والتمويل قطاعين فرعيين وثمانية إدارات ووحدتين، إذ يندرج تحت قطاع المبيعات والعمليات كلاً من إدارة المبيعات التي تقدم خدمات التأجير التمويلي والتشغيلي ومبيعات المساومة للأفراد، وإدارتي مشروع السيارات المدللة ومشروع سـهـالــة المختصتين ببيع و إعادة تأجير السيارات المرتجعة من التأجير والتي قد خضعت لمتابعة وصيانة بشكل دوري و لازالت تحت الكفالة، ووحدة مبيعات الجملة التي تختص بمبيعات الجملة لتجار السيارات والصفقات التجارية، بالإضافة إلى وحدة المراجعة التي تناط بها مهمة مراجعة سلامة الإجراءات البيعية، وإدارة العمليات التي تقوم بإدارة مخزون الشركة وتقدم خدمات التأمين والمرور والصيانة والسيارات البديلة لخدمة أسطول أعيان من السيارات المؤجرة، أما وحدة دعم المبيعات فهي تختص في دراسات السوق وتطوير المنتجات وتسعير الخدمات وتقديم الحملات الترويجية.
أما القطاع الفرعي الثاني فهو قطاع الشركات والتمويل العقاري، وتتبع هذا القطاع كلاً من إدارة تأجير وتمويل الشركات التي تقدم خدمات التأجير التشغيلي والتمويلي للسيارات والشاحنات، وإدارة التمويل العقاري التي تقدم خدمات التمويل العقاري للمستثمرين وتجار العقار من الأفراد والشركات من خلال خدمات الإجارة وغيرها من صيغ التمويل الإسلامية.
كما تندرج إدارة التسويق ضمن قطاع الإجارة والتمويل لارتباط معظم نشاطاتها بأعمال الإدارات البيعية، وتشمل إدارة التسوق مركز خدمة العملاء "أعيان معاك" الذي يوفر لعملاء الشركة الحاليين والمحتملين خدمات تيسر إجراء المعاملات وتوفير المعلومات، بالإضافة إلى وحدة التسويق الإلكتروني من خلال www.aayan.com التي تقدم خدمات عديدة للعملاء من شأنها أن تيسر إجراء المعاملات، بالإضافة إلى تقديم المعلومات والتواصل المستمر مع العملاء، كما تتولى إدارة التسويق عمليات الإعلان وأنشطة العلاقات العامة وشؤون الصحافة.
قطاع العقار
يختص قطاع العقار بنشاط المتاجرة العقارية وإدارة المحفظة العقارية لشركة أعيان للإجارة والاستثمار، ويزاول قطاع العقار معظم نشاطاته من خلال شركة بوابة الشرق التابعة لأعيان والمملوكة لها بالكامل.
قطاع الاستثمار
يتكون قطاع الاستثمار في الشركة من أربعة إدارات هي إدارة الاستثمار المباشر التي تدير عمليات الاستثمار في الشركات التابعة والزميلة وتقدم خدمات دراسات المشروعات والفرص المتاحة لهذه الشركات بالإضافة إلى الاستشارات وإمداد الشركات التابعة بالخبرات الإدارية والمساهمة في إعداد الخطط الاستراتيجية، وإدارة الأصول الاستثمارية التي تقدم خدمات إدارة أموال الغير وتوفير الفرص الاستثمارية للمستثمرين من أفراد ومؤسسات من خلال صناديق ومحافظ واستثمارية، وإدارة تمويل الشركات والخزينة التي تدير عمليات تمويل نشاطات الشركة الأم والشركات التابعة بالإضافة إلى إدارة فائض السيولة وتوظيفه في سوق المال من خلال أدوات السوق النقدي.
وتتبع هذا القطاع وحدة تسويق الاستثمار المتخصصة في تسويق الفرص الاستثمارية التي توفرها الشركة لعملائها من المستثمرين، وتقديم خدمات الاكتتابات في الشركات والاشتراكات في الصناديق والتخارج وعمليات بيع وتحويل أسهم الشركات التابعة والزميلة المكتتب بها قبل إدراجها.
قطاع الخدمات المساندة
يتكون قطاع الخدمات المساندة من سبعة قطاعات فرعية وإدارات، حيث يتولى قطاع الرقابة المالية تسجيل وتبويب وتلخيص البيانات المالية للشركة لتقديمها في صورة تقارير مالية إلى مساهمي الشركة والجهات الخارجية المستفيدة من تلك البيانات بالإضافة إلى مسؤوليتها بإمداد الجهات الرقابية والحكومية بالبيانات المالية السنوية والربع سنوية في الأوقات المحددة.
بينما تتولى إدارة الموارد البشرية مسئوليات تطوير وإعداد العاملين ليكونوا قادرين على أداء أعمالهم ومواجهة تحديات العمل، ومن مهام الموارد البشرية خفض التكاليف والارتقاء بأداء وأسلوب العمل ليكون أكثر كفاءة، ويتطلب دور الموارد البشرية تطبيق نموذج حديث لتقييم الموظفين وإعادة هيكلة الموارد البشرية، وتحديد المهارات المطلوبة لشاغلي الوظائف، وإعادة تصميم إجراءات العمل، وتطبيق أنظمة المعلومات المعنية بالموارد البشرية.
أما دور إدارة الشؤون الإدارية الخدمات الإدارية يتلخص في توفير الاحتياجات الإدارية لشركة أعيان المتعلقة بالأمن والتأمين والصيانة والمشتريات، هذا بالإضافة إلى الإشراف على المباني من إيجار وأثاث ونظافة وعمال وغيرها من الأعمال.
وتقوم إدارة تقنية المعلومات بصيانة وتطوير أنظمة الكمبيوتر لجميع قطاعات الشركة، كما تقوم بتوفير الخدمات الالكترونية كالبريد الالكتروني والإنترنت والخدمات الهاتفية وربط الفروع بالمركز الرئيسي، ومن مهام الإدارة أيضا توريد وصيانة أجهزة الحاسب الآلي والطابعات والبرامج، كما توفر الإدارة خدمات أخرى مكملة مثل خدمات السداد عبر الإنترنت وتوفير خدمة SMS (الرسائل القصيرة) والإنترانت (الشبكة الداخلية) بالإضافة إلى تقديم الخدمات للشركات التابعة وتقديم الاستشارات لها.
ومن جانبه، يختص قطاع التخطيط المالي وإدارة المخاطر بإعداد التقارير الإدارية المختلفة للإدارة وذلك بتوفير المعلومات الدقيقة والسليمة في الوقت المناسب لاتخاذ القرارات، ومن مهام القطاع القيام بالتخطيط المالي وإعداد الميزانيات المالية والرقابة عليها وفقاً للخطط والاستراتيجيات، ووضع إطار عملي ورقابي لتحديد وتحليل وإدارة أهم المخاطر التي تواجه الشركة.
أما قطاع التحصيل يشتمل على وحدة التحصيل القانوني التي تقوم بدورها بتحصيل أموال الشركة من العملاء بجميع فئاتهم ومتابعة الأمور المتعلقة بالديون المتعثرة، كما يشمل هذا القطاع وحدة خدمة العملاء والتي تخص الجانب المتعلق بمديونية العميل وشهادات المديونيات وبراءة الذمة وغيرها من متطلبات عملاء الشركة.
وأخيراً وليس آخرا قطاع الرقابة الداخلية الذي يختص في الرقابة والتأكد من سلامة إجراءات الشركة وانسجامها مع الضوابط والسياسات الموضوعة من الجهات الرقابية واللوائح والسياسات الداخلية، كما يشمل هذا القطاع وحدة غسيل الأموال ووحدة تحسين الجودة.